Les progiciels de gestion intégrée (PGI) ou ERP, ainsi que les logiciels informatiques similaires, sont utilisés par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs depuis plusieurs années. Même les petites entreprises et les entreprises familiales ont suivi cette tendance en adoptant des solutions ERP spécialement conçues pour les PME, proposées par les fournisseurs ERP.
Aujourd’hui, la majorité des petites et moyennes entreprises (PME) ont mis en place une solution ERP, parfois même plusieurs. Cependant, bien que l’utilisation des ERP soit courante et largement répandue, chaque nouvelle implémentation reste un défi en raison des spécificités de chaque organisation, de ses besoins, attentes et processus uniques.
Cet article examine les principaux défis auxquels sont confrontées les organisations lors de l’adoption d’un système ERP. Bien que les problèmes varient en fonction de nombreux facteurs, les principaux défis restent similaires, quel que soit le pays ou la taille de l’entreprise. Voici les catégories de problèmes, classées par ordre croissant de complexité.
1. Le défi de la sélection
Lorsqu’une entreprise décide de lancer un projet d’implémentation d’un système de gestion, les premiers enjeux auxquels elle est confrontée concernent le type, la taille et la portée du système nécessaire, ainsi que le choix de la solution la plus appropriée parmi les centaines de logiciels disponibles sur le marché. Il n’existe pas de réponse unique à cette question, car plusieurs facteurs doivent être pris en compte, tels que la taille, la portée, le type de système, le prix et les fonctionnalités spécifiques. Le choix d’un nouveau système, en particulier un ERP, est l’une des décisions les plus complexes et les plus cruciales pour une entreprise, car il influencera sa stratégie pour les 6 à 10 ans à venir et aura un impact significatif sur son succès futur. Des organisations comme INTER-IT Services, proposent des programmes de sélection de logiciels pour aider les entreprises à choisir leur solution ERP.
2. Problème Technique
Une fois le logiciel sélectionné, des défis techniques apparaissent, tels que la mise à jour des serveurs et des postes de travail, l’analyse et la modernisation du réseau interne, et la gestion de la vitesse et de la bande passante de l’accès Internet. Les modèles de livraison ont évolué avec l’apparition d’options en Cloud, telles que le SaaS (Software as a Service), le PaaS (Platform as a Service) et l’IaaS (Infrastructure as a Service). Ces options simplifient l’implémentation, mais nécessitent une vigilance accrue concernant la sécurité des données et la personnalisation du logiciel.
3. Problème de qualité des données
Lorsqu’une entreprise passe à un ERP pour la première fois, elle doit souvent transférer des données issues d’anciens systèmes, de feuilles de calcul Excel ou d’enregistrements manuels. Ces données peuvent s’avérer inexactes ou inadaptées dans le nouveau système. Il est donc essentiel de vérifier et de tester les données avant leur conversion, pour éviter des retards ou des erreurs.
4. Changement de Philosophie de l’entreprise
L’implémentation d’un ERP entraîne des changements importants dans les pratiques quotidiennes d’une entreprise, notamment en termes de responsabilité des employés, de gestion des données et de processus opérationnels. Ces changements peuvent être une opportunité de renouveler l’entreprise et d’introduire de nouvelles idées stratégiques.
5. Problème Culturel et gestion du changement
Le défi le plus difficile est l’acceptation du changement par les utilisateurs. Le succès d’un ERP dépend en grande partie de l’engagement des employés. Pour minimiser les résistances, il est crucial de les informer, de les impliquer dès le début du projet et de leur offrir une formation adaptée.
Conclusion
La mise en œuvre d’un ERP est un projet complexe qui nécessite une planification rigoureuse et une gestion attentive des défis. En anticipant et en surmontant les obstacles liés à la sélection, aux aspects techniques, à la qualité des données, aux changements organisationnels et à la gestion du changement, les entreprises peuvent assurer une transition réussie vers leur nouveau système ERP. Pour les entreprises qui en sont à leur première implémentation, faire appel à un spécialiste peut faciliter grandement le processus. INTER-IT Services propose des outils et des services pour accompagner les entreprises dans cette démarche, en minimisant les perturbations et en maximisant les chances de succès.
